Administrasi Sumber Daya Manusia

Yang dimaksud dengan Sumber Daya Manusia disini adalah para anak asuh (yatim piatu/yatim/duafa) yang dikelola/diurus agar menjadi anak yang tumbuh berkembang dan mandiri.

Pengadministrasian sumber daya manusia dilakukan melalui :

  1. Pembuatan dan pemeliharaan catatan dalam Buku Induk Anak Asuh
  2. Pembuatan Daftar Kegiatan Harian
  3. Penyusunan Tata Tertib
  4. Pembuatan Buku Piket
  5. Pembuatan dan pemeliharaan Buku Alumni
  6. Penyusunan Laporan Sumber Daya Manusia

1.     BUKU INDUK ANAK ASUH

  1. Fungsi :

Buku ini dipergunakan untuk mencatat secara lengkap data anak asuh termasuk perkembangan anak di bidang pendidikan, kesehatan, ketrampilan, karakter dan permasalahan lain bila ada. Dengan demikian buku in merupakan pula buku sejarah/riwayat anak yang kelak bila diperlukan  dapat dicopy oleh anak yang bersangkutan pada saat dia keluar/selesai dari PA.

  1. Bentuk buku :

Bentuk buku berupa dua buah atau lebih lembaran untuk setiap anak seperti pada Lampiran I, berisi catatan sebagai berikut :

1)      Identitas :

–     Nomor kode anak dan Tanggal masuk

–     Nama dan Status  (YP/P/D)

–     Tempat Tanggal lahir

–     Nama dan Alamat Orang Tua/Wali

–     Nama dan Alamat Keluarga terdekat

2)      Pendidikan :

–         Tingkat dan Nama sekolah

–         Kelas dan Jurusan

–         Prestasi sekolah

3)      Lain-lain:

–         Kesehatan

–         Ketrampilan

–         Karakter

–         Hobby dan bakat

–         Catatan khusus

  1. Cara pengisian :

1)      Nomor kode anak akan tetap melekat menjadi nomor identitas anak.

2)      Untuk pertama kali buku ini diisi pada saat anak masuk ke PA. Selanjutnya dengan berjalannya waktu minimal satu tahun sekali data-data dalam buku induk di atas diupdate/diperbarui/ditambah  isinya bilamana perlu (misalnya keluarga pindah alamat, mulai sekolah, naik kelas, sakit yang cukup berat, ada masalah yang menonjol dsb).

3)      Prestasi pendidikan dicatat setiap tahun saat naik kelas atau ujian akhir sesuai nilai rata-rata rapor dan atau peringkatnya.

4)      Kesehatan diisi bila terjadi sakit yang serius dan dicatat pula macam sakitnya serta kapan/berapa lama.

5)      Ketrampilan diisi bila anak mempunyai keterampilan khusus yang menonjol dan dicatat pula macam serta tahunnya.

6)      Karakter diisi dengan karakter umum seperti periang /pendiam, terbuka / tertutup, cekatan/lamban, pemarah/sabar, ceroboh/teliti, , rajin dll.

Perlu dicatat pula tahun pengisian, karena karakter bisa berubah setelah beberapa tahun.

7)      Hobby & Bakat diisi bila ada bakat yang menonjol seperti olah raga tertentu, melukis, menulis dll. Sedang bakat dapat diketahui melalui siko test atau pengamatan.

8)      Catatan khusus diisi dengan hal-hal khusus, misalnya pelanggaran berat. Termasuk dicatat pula tanggal anak asuh keluar dan sebabnya seperti bekerja/menikah/pindah dll.

  1. Laporan sumber daya manusia

Laporan ini berisi jumlah anak asuh serta perubahan (bertambah / berkurang) selama periode laporan yang bisa dibuat bulanan atau triwulan dan tahunan sesuai kebutuhan PA.

Bentuk laporan seperti pada Lampiran II berisi sebagai berikut :

1)      Laporan anak menurut usia

–         Kelas (range) usia

–         Putra/putri

–         Jumlah anak

2)      Laporan anak menurut pendidikan

–         Tingkat pendidikan mulai dari belum sekolah, pra sekolah dst

–         Putra/putri

–         Jumlah anak

3)      Laporan perubahan (penambahan/pengurangan) jumlah anak

2.   DAFTAR KEGIATAN HARIAN

  1. Fungsi :

Dipergunakan untuk mencatat semua kegiatan rutin yang ada setiap hari (24 jam) selama seminggu. Dan diharapkan setiap anak dan pengasuh memahami kegiatan rutin tersebut.

Daftar kegiatan harian ini akan menggambarkan pula kegiatan pembinaan terhadap anak asuh di PA. Arah kebijakan pembinaan anak asuh perlu diadministrasikan tersendiri, sebagai bagian dari bab perencanaan (Insyaallah dibahas pada buku ke III)

  1. Bentuk daftar ini terdiri dari baris dan kolom sebagai berikut :

–         Hari

–         Jam (mulai dan berakhirnya)

–         Nama kegiatan (shalat tahajud, shalat subuh, sarapan, shalat dhuha, sekolah, makan, istirahat siang, shalat ashar, mengaji, belajar, dst s/d tidur malam)

–         Dalam menyusun daftar kegiatan harian ini perlu dipertimbangkan keseimbangan antara waktu untuk belajar formal (sekolah), menambahkan ilmu pengetahuan dan ilmu agama, istirahat, bermain dan kegiatan lainnya.

  1. Catatan : daftar ini dapat ditempelkan di setiap kamar tidur.
  2. 3. TATA TERTIB

Tata tertib yang tertulis diperlukan untuk memberikan arahan dan rambu-rambu bagi para anak asuh dan sekaligus memudahkan para pengasuh dalam membina.

Tata Tertib tersebut perlu dijelaskan atau disosialisasikan agar semuanya mereka pahami maksudnya.

Isi tata tertib terdiri dari :

  1. Kewajiban
  2. Larangan
  3. Sanksi pelanggaran

Contoh bentuk Tata Tertib seperti pada Lampiran II dan hendaknya dikembangkan sesuai dengan kondisi setempat.

  1. 4. BUKU PIKET

Pada dasarnya kegiatan Piket terutama ditujukan mendidik/anak asuh untuk ikut bertanggung jawab, peduli dan disiplin di samping untuk menggerakkan potensi tenaga yang ada. Macam kegiatan yang perlu diadakan Piket tergantung pada kebutuhan masing-masing PA (dengan pertimbangan antara lain : jumlah anak, usia anak, keberadaan pengurus/pengasuh di PA, dll)

Macam-macam Kegiatan Piket tersebut antara lain :

–         Kebersihan lingkungan

–         Terima tamu

–         Adzan

–         Bimbingan belajar (dari senior kepada yunior)

–         Bantuan memasak

–         Bantuan kegiatan usaha swadaya

  1. Fungsi      :

Buku ini dipergunakan untuk mencatat nama anak yang ditugaskan untuk piket pada kegiatan tertentu dalam minggu/bulan/triwulan itu. Dengan demikian bisa terkontrol gilirannya, untuk menghindarkan terjadinya  kebosanan atau rasa ketidakadilan.

  1. Bentuk buku :

Bentuk buku dapat terdiri dari baris/kolom  sebagai berikut :

–     nama kegiatan

–     waktu (hari dan jam, bila perlu)

–     lokasi (bila terdapat lebih dari satu lokasi, maka perlu lokasinya dicantumkan)

–     nama anak

  1. Catatan :

–     Pengawasan terhadap kegiatan pelaksanaan piket perlu dilakukan sekali-sekali agar tujuan piket tercapai, dengan menugaskan pengasuh atau anak asuh senior tertentu.

–     Untuk kegiatan tertentu bisa terjadi berlangsung lama periodenya karena menyangkut terbatasnya kemampuan anak, misalnya dalam hal piket terima tamu, bimbingan belajar dan kegiatan usaha swadaya.

–     Di samping buku piket, sebaiknya dibuat daftar piket yang ditempel di papan/ di dinding.


  1. 5. BUKU ALUMNI
    1. Fungsi      :

Buku ini dipergunakan untuk mencatat data alumni PA, sehingga apabila diperlukan informasinya mudah dilihat/dicari. Informasi ini juga memudahkan bila suatu saat akan menghubungi, misalnya untuk Reuni.

  1. Bentuk :

Buku ini seperti nampak pada lampiran III terdiri dari lembar-lembar untuk putra dan putri terpisah dan berisi kolom sebagai berikut :

1)      Nama

2)      Nomor kode alumni tetap menggunakan nomor yang ada pada Buku Induk Anak Asuh.

3)      Tanggal keluar/selesai dari PA

4)      Pendidikan terakhir

5)      Alamat terakhir

  1. Cara Pencatatan

–     Pencatatan dilakukan pada saat anak asuh keluar dari PA dengan berbagai sebab/alasan pencatatan ini dilakukan pula pada buku induk anak (lihat lampiran 1 butir 18)

–     Alamat terakhir diisi pada saat keluar dan dapat diperbarui apabila di kemudian hari diperoleh alamat baru atau tempat bekerja baru

  1. Catatan :

Pembinaan hubungan komunikasi dengan para alumni, hendaknya dilakukan secara menerus minimal dengan meminta alumni mengirim surat berkenaan idul fitri.

6) LAPORAN SUMBER DAYA MANUSIA

  1. Fungsi :

Laporan sumber daya manusia berfungsi untuk mengetahui perkembangan jumlah anak asuh menurut kelompok usia dan pendidikan dalam satu periode. Periode laporan bisa dibuat bulanan, triwulanan atau tahunan sesuai kebutuhan PA.

  1. Bentuk Laporan :

Bentuk laporan seperti pada Lampiran IV berisi sebagai berikut :

1)      Laporan anak menurut usia

–     Kelas (range) usia

–     Putra/putri

–     Jumlah anak

2)      Laporan anak menurut pendidikan

–     Tingkat pendidikan mulai dari belum sekolah, pra sekolah dst.

–     Putra/putri

–     Jumlah anak

3)      Laporan perubahan (penambahan/pengurangan) jumlah anak

Tinggalkan komentar

Filed under PANDUAN ADMINISTRASI UMUM PANTI ASUHAN

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s