Administrasi Kepengurusan

Dalam rangka tertib administrasi kepengurusan, terutama pada PA yang sudah memiliki organisasi yang lengkap, perlu dilengkapi dengan dokumen struktur organisasi, notulen/risalah rapat pengurus, catatan peristiwa khusus dan laporan tahunan.

  1. 1. STRUKTUR ORGANISASI
    1. Struktur organisasi ini perlu disertai dengan uraian singkat tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing, disesuaikan dengan kondisi nyata yang dilaksanakan setempat dan bukan hanya formalitas. Uraian tugas ini hendaknya ditandatangani oleh Ketua.
    2. Daftar nama kepengurusan menyertai struktur organisasi yang dibuat. Daftar nama yang lengkap (bila ada) meliputi pula pembina, pengurus, pelaksana, pengasuh dan pegawai.
  2. 2. NOTULEN/RISALAH RAPAT

Rapat Pengurus perlu didokumentasikan dengan tertib, baik yang diselenggarakan secara berkala (tiap bulan) maupun insidentil.

Dokumen risalah rapat ini berfungsi sebagai dokumen acuan apabila dikemudian hari terdapat hal-hal atau permasalahan terkait dengan keputusan/kesepakatan yang lalu.

Risalah rapat berisi :

–     Tanggal, jam dan tempat rapat

–     Nama-nama yang hadir

–     Hasil rapat (minimal kesimpulan).  Bila ada keputusan penting yang diambil, perlu dicantumkan pula dasar pertimbangannya.

Risalah ini ditandatangani oleh Notulis dan atau pimpinan rapat.


  1. 3. CATATAN PERISTIWA KHUSUS

Hal-hal atau peristiwa khusus yang terjadi dicatat pada buku peristiwa khusus segera setelah kejadian dan bila perlu disertai dokumentasi fotonya. Dalam jangka panjang, buku ini akan menjadi bagian dari sejarah beroperasinya PA yang bersangkutan.

Peristiwa khusus tersebut misalnya :

–     Khitan masal

–     Kunjungan ulama besar

–     Selesainya asrama/mushalla baru

–     Perubahan pengurus

–     Pembentukan Unit Usaha Swadaya

Bentuk buku peristiwa khusus ini berupa buku biasa berukuran A4, dengan kolom-kolom : No urut, Tanggal, Uraian dan Foto.

Foto bisa juga dikumpulkan dalam album tersendiri dan diberi keterangan di bawah foto tersebut.

  1. 4. LAPORAN TAHUNAN

Laporan ini bermanfaat sebagai bahan evaluasi perkembangan PA dari tahun ke tahun dan juga untuk bahan perencanaan jangka panjang.

Laporan tahunan berisi gambaran garis besar kondisi dan perkembangan PA selama satu tahun, meliputi :

  1. Sumber Daya Manusia
    1. Jumlah anak asuh pada awal tahun, akhir tahun dan pertambahan atau pengurangannya.
    2. Jumlah anak asuh menurut usia dan pendidikan.
    3. Prestasi-prestasi anak asuh yang menonjol dibidang pendidikan formal/non formal, keterampilan, dll.
    4. Keuangan

–     Ikhtisar penerimaan dan pengeluaran uang selama satu tahun.

  1. Prasarana

–     Perkembangan prasarana dan sarana (bila ada) selama tahun yang bersangkutan.

  1. Kegiatan usaha

–     Perkembangan macam-macam usaha swadaya dan hasilnya (minimal secara umum/kualitatif).

  1. Lain-lain

–     Hal-hal atau peristiwa yang menonjol, diambil dari Buku Catatan Peristiwa Khusus.

Tinggalkan komentar

Filed under PANDUAN ADMINISTRASI UMUM PANTI ASUHAN

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s